Tài liệu kỹ thuật, tiếng anh là Technical sheet hay
worksheet (tùy theo từng công ty có cách
gọi khác nhau), là một phần không thể thiếu được cho sản xuất. Vì vậy mình muốn
chia sẻ một số kinh nghiệm trong quá trình làm tài liệu kỹ thuật cho sản xuất,
hy vọng nó sẽ có ích cho mọi người. Đặc biệt với các bạn mới vào nghề thì đây
có thể là những kiến thức cơ bản cần có.
1. Mục đích của bộ tài liệu kỹ thuật:
Một công ty sản xuất thường có rất nhiều buyer, mỗi buyer sẽ
có một bộ tài liệu kỹ thuật riêng (tech pack) theo form riêng. Cách trình bày
thông tin và nội dung cũng sẽ khác nhau
giữa các buyer. Bên cạnh đó, có những buyer tổng hợp rất nhiều thông tin trong
cùng 1 bộ tài liệu kỹ thuật và không phải thông tin nào trong đó cũng cần cho bộ
phận sản xuất. Vì vậy mỗi nhà máy sẽ xây dựng lên một form chung cho bộ tài liệu
kỹ thuật của nhà máy mình dựa trên cách thức sản xuất và nhu cầu thông tin của
từng bộ phận sản xuất của mỗi nhà máy. Bộ tài liệu kỹ thuật đó sẽ được chọn lọc
những thông tin cần thiết cho sản xuất, sau đó các thông tin được tổng hợp và
chia vào những mục thích hợp cho từng bộ phận (thông tin in, thêu vị trí label
và logo…). Như vậy sản xuất sẽ dễ dàng tiếp nhận thông tin, và mỗi bộ phận sẽ
chú trong vào những thông tin cần thiết, nhằm đảm bảo thông tin trong sản xuất
được thông suốt và tránh sai hỏng.
Bên cạnh đó một nhiệm vụ quan trong khác của bộ tài liệu kỹ
thuật đó là chuyển thể thông tin của khách hàng sang tiếng một cách ngắn gọn,
xúc tích và dễ hiểu nhất.
Bộ tài liệu kỹ thuật cũng giống như một bản ghi nhớ trong sản
xuất để các bộ phận thống nhất làm theo, tránh những tranh cãi do hiểu nhầm
(black and white) trong sản xuất.
2. Cách mục chính cần có trong bộ tài liệu kỹ
thuật cho sản xuất
+ Sketch: Mô tả chi tiết về sản phẩm bằng hình ảnh và chú thích
cách may (instruction, workmanship).Nội dung này sẽ thể hiện: cấu trúc
(construction) của sản phẩm; vị trí logo, graphic; vị trí từng loại vải
(fabrication); vị trí phụ liệu…. Nội dung này đặc biệt quan trọng khi phát triển
mẫu lần 1 (1st proto), khi chưa có mẫu (sample) tham khảo.
+ Graphic instruction: chi tiết về logo in, thêu,….Nội dung bao
gồm vị trí của graphic trên sản phẩm, kiểu
in, thêu… áp dụng cho graphic ( technical…); kích thước graphic…. (mình sẽ có
những topic khác nói về phần graphic này ở những bài tiếp theo)
+ Label instruction: vị trí của các loại mác trên sản phẩm. Thường
một garment sẽ có những loại mác cơ bản như mác main, care,VID... Ngoài ra tùy
từng buyer sẽ có những loại mác đặc biệt riêng khác. ( mình sẽ dành 1 topic để
nói riêng về label)
+ Measurement chart: Nội dung này cực kỳ quan trọng trong phát
triển và sản xuất. Nếu thiếu nội dung này sẽ không control được garment trong sản
xuất đại trà. Một bộ tài liệu của bất kỳ nhà máy nào cũng có trang thông số, nếu
cẩn thận nên đính kèm cả cách đo (measurement guide) để sản xuất có thể theo dễ
dàng hơn
+BOM (bill of material): đây cũng là một trong những nội dung
quan trong của bộ tài liệu kỹ thuật. Phần này sẽ thể hiện chi tiết cho từng
item nguyên phụ liệu cấu thành lên sản phẩm : vải, phụ liệu may, phụ liệu đóng
gói…. Sẽ thể hiện chi tiết về nhà cung cấp, thông số kỹ thuật của từng item,
kích thước, giá (unit price), định mức trên một sản phẩm (usage/garment) …. Và
nhiều thông tin khác nữa tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất của từng nhà máy sử dụng
nội dung này cho những bộ phận liên quan nào…
+ Packing method: nội dung này có thể có hoặc không trong bộ
tài liệu kỹ thuật, phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất của từng nhà máy, độ phức tạp
của sản phẩm…
Ngoài ra tùy vào hệ thống sản xuất , nhà máy có thể có nhưng
nội dung khác trong bộ tài liệu kỹ thuật như số lượng/màu chi tiết ( size color
breakdown), các thông tin cho xuất nhập khẩu (shipping instruction) …
3. Những điều cần lưu ý khi làm tài liệu kỹ
thuật:
Nguyên tắc đầu tiên mà một người làm tài liệu
kỹ thuật cần nhớ đó là “short and stupid”, dịch ra có nghĩa là “ngắn gọn và đơn
giản”. Đây là tài liệu dùng cho sản xuất, và trình độ học vấn của những người
dùng bộ tài liệu này khác nhau, và sản xuất thì lúc nào cũng cần nhanh gọn và
chính xác, những câu từ văn vẻ, dài dòng đôi khi dẫn đến sự khó chịu và khó hiểu
cho người đọc. Vì vậy câu từ trong bộ tài liệu kỹ thuật cần ngắn gọn và dễ hiểu,
nhưng cũng cần đủ ý.
Cần trình bày bộ tài liệu kỹ thuật gọn
gàng, khoa học, bôi đậm hoặc bôi màu (highline) những nội dung quan trọng.
Dịch một bộ tài liệu kỹ thuật không phải chỉ là dich word by word, dịch đúng những nội
dung trong bộp tài liệu kỹ thuật của khách hàng là đủ. Bên cạnh đó cần tìm hiểu
thật kỹ sản phẩm, hiểu tất cả các cấu trúc, đường may cấu thành lên sản phẩm. Nếu
có áo mẫu cần so sánh giữa áo mẫu và tài liệu xem có điểm gì khác nhau, cần
make clear trước khi issue cho các bộ phận. Đặc biệt cần so sánh các comment
trên tài liệu và sample (sản phẩm mẫu), nếu những comment đó đã được áp dụng
trên sample cần bỏ đi hoặc ghi chú rõ ràng để tránh hiểu lầm trong sản xuất.
Cuối cùng cần review sample thật kỹ, thêm vào
những comment cần thiết cho sản xuất (nếu tài liệu gốc còn thiếu) như: mật độ
mũi chỉ, quy cách-tiêu chuẩn chất lượng cho các đường may, …
Tài liệu kỹ thuật là một công cụ sản xuất không thể thiếu, tuy nhiên để xây dựng lên một bộ tài liệu kỹ thuật hoàn chỉnh, cần kinh nghiệm sản xuất và sự hiểu biết sâu rộng về sản phẩm. Chúc các bạn thành công!
